Trình bày ở hội thảo: chuẩn bị phần hỏi và tận dụng dịp gặp

Nhiều người dồn toàn bộ chuẩn bị vào mười lăm phút trình bày, rồi về nhà mà không có gì khác.

Nhưng giá trị lớn nhất của hội thảo nằm ở những gì diễn ra quanh bài nói — phần hỏi, các cuộc trò chuyện, và những người bạn gặp.

Chuẩn bị bài nói

• Bám đúng thời lượng — vượt giờ là ấn tượng xấu và thường bị cắt.
• Cấu trúc đơn giản — vấn đề, câu hỏi, cách làm, kết quả, ý nghĩa, hạn chế.
• Dành nhiều thời gian nhất cho kết quả và ý nghĩa, ít nhất cho tổng quan.
• Một ý một slide, ít chữ — slide không phải bản đọc.
• Ba điểm người nghe nên nhớ — nói rõ chúng, và nhắc lại ở cuối.
• Tập nói to ít nhất ba lần, bấm giờ.
• Chuẩn bị bản năm phút phòng khi bị yêu cầu rút ngắn — chuyện này xảy ra.

Chuẩn bị phần hỏi

• Dự đoán năm câu hỏi và viết câu trả lời ra giấy.
• Các câu hay gặp: vì sao chọn phương pháp này, hạn chế là gì, kết quả có tổng quát được không, so với nghiên cứu trước thì sao.
• Nắm chắc mọi con số trong bài — bị hỏi mà không nhớ số của mình là rất bất lợi.
• Nếu không biết, nói không biết kèm cách bạn sẽ tìm hiểu — luôn tốt hơn bịa.
• Nghe hết câu hỏi, và hỏi lại nếu chưa rõ.
• Câu hỏi khó là dấu hiệu người ta quan tâm — đừng phòng thủ.

Với poster

• Poster để bắt chuyện, không để đọc — người xem đứng vài chục giây.
• Ít chữ, hình lớn — kết quả chính phải thấy được từ xa.
• Chuẩn bị bản giới thiệu ba mươi giây và bản hai phút.
• Đứng cạnh poster — nhiều người bỏ đi lấy cà phê và mất hết giá trị của phiên.
• Mang bản in nhỏ hoặc cách chia sẻ cho người quan tâm.

Tận dụng dịp gặp

• Xem chương trình trước và đánh dấu ai bạn muốn gặp.
• Đọc trước bài của họ — có gì cụ thể để hỏi thì cuộc trò chuyện khác hẳn.
• Hỏi về công trình của họ trước khi nói về của mình.
• Dự các phiên ngoài chuyên môn hẹp của bạn — ý tưởng thường tới từ đó.
• Giờ giải lao quan trọng hơn nhiều người nghĩ — đừng ngồi trong phòng suốt.
• Xin thông tin liên lạc khi cuộc trao đổi tốt.

Nếu bạn ngại

• Bắt đầu bằng việc hỏi một câu ở phiên hỏi đáp — nó tự nhiên dẫn tới trò chuyện sau đó.
• Tới nói chuyện với người vừa trình bày — họ luôn sẵn lòng nói về công trình của mình.
• Đi cùng đồng nghiệp và nhờ giới thiệu.
• Một hai cuộc trò chuyện có chất lượng hơn hai mươi lần bắt tay.

Chọn hội thảo

• Ưu tiên hội thảo chuyên ngành nơi có người thật sự làm về chủ đề của bạn.
• Kiểm ai là người tổ chức và ai từng trình bày — đó là chỉ dấu tốt nhất.
• Cảnh giác với hội thảo mời gọi qua thư điện tử, phạm vi rộng bất thường, phí cao và duyệt nhanh — có hiện tượng tương tự tạp chí kém uy tín.
• Hỏi người trong ngành hội thảo nào đáng dự.
• Hội thảo nhỏ chuyên sâu thường có giá trị hơn hội thảo lớn cho người mới.

Sau hội thảo

• Ghi lại ngay các nhận xét và câu hỏi bạn nhận được — chúng cải thiện bản thảo của bạn.
• Gửi thư cho người bạn trao đổi trong vài ngày — ít ai làm và nó được nhớ.
• Sửa bản thảo theo các câu hỏi khó — chúng chính là câu người bình duyệt sẽ hỏi.
• Ghi lại ý tưởng nảy ra trong lúc dự các phiên khác.

Một điều đáng nhớ

Phần hỏi sau bài trình bày là bản bình duyệt miễn phí và nhanh nhất bạn có thể nhận.

Vì vậy hãy trình bày công trình trước khi gửi bài — các câu hỏi khó ở hội thảo chính là các câu người bình duyệt sẽ đặt ra vài tháng sau.

Câu hỏi thường gặp