Quản lý đề tài: các nghĩa vụ sau khi được duyệt

Được duyệt đề tài là tin vui — và cũng là lúc bắt đầu một loạt nghĩa vụ mà nhiều người không đọc kỹ.

Phần lớn rắc rối trong quá trình thực hiện đến từ các quy định trong hợp đồng mà chủ nhiệm đề tài chưa đọc.

Đọc kỹ ngay sau khi được duyệt

• Các mốc báo cáo — báo cáo định kỳ vào lúc nào, gồm gì.
• Sản phẩm bắt buộc — bao nhiêu bài báo, loại nào, đăng ở đâu.
• Quy định về chi tiêu — khoản nào được chi, mức trần, chứng từ cần gì.
• Quy định về điều chỉnh — đổi nội dung hay đổi kinh phí thì thủ tục thế nào.
• Điều kiện nghiệm thu.
• Quy định về ghi nhận nguồn tài trợ trong bài báo — bắt buộc và có định dạng cụ thể.

Quản lý tiến độ

• Chuyển kế hoạch trong thuyết minh thành lịch có mốc.
• Đặt mốc nội bộ sớm hơn mốc chính thức — luôn có độ trễ.
• Rà lại hằng tháng — mười lăm phút, xem đang ở đâu so với kế hoạch.
• Phát hiện chậm sớm — xin điều chỉnh khi còn thời gian dễ hơn nhiều so với xin lúc sắp hết hạn.
• Với nhóm, mỗi người phụ trách rõ phần nào và báo cáo định kỳ.

Quản lý kinh phí

• Giữ mọi chứng từ ngay khi phát sinh — thu thập lại sau rất khó.
• Chi đúng khoản đã duyệt — chi sai khoản là vấn đề khi quyết toán.
• Nếu cần chuyển giữa các khoản, xin phép trước, không tự chuyển.
• Theo dõi tiến độ giải ngân so với tiến độ công việc.
• Hỏi bộ phận tài chính khi không chắc — hỏi trước rẻ hơn sửa sau.

Khi cần điều chỉnh

• Nếu phương pháp phải đổi — xin điều chỉnh, và nếu liên quan tới con người thì xin cả sửa đổi phê duyệt đạo đức.
• Nếu tiến độ chậm — xin gia hạn sớm, kèm lý do và kế hoạch mới.
• Nếu nhân sự thay đổi — báo và làm thủ tục theo quy định.
• Nếu phạm vi phải thu hẹp — bàn với đơn vị quản lý, đừng tự quyết.
• Làm bằng văn bản và giữ bản sao.
• Đừng im lặng rồi báo cáo sự đã rồi — đây là cách xử lý tệ nhất.

Về sản phẩm

• Bắt đầu viết sớm — đừng đợi tới khi có toàn bộ kết quả.
• Tính thời gian bình duyệt vào kế hoạch — từ gửi tới đăng thường mất khá lâu.
• Kiểm tạp chí bạn nhắm tới có được chấp nhận cho nghiệm thu không.
• Ghi nhận nguồn tài trợ đúng định dạng — thiếu là vấn đề khi nghiệm thu.
• Nếu sản phẩm chưa kịp, xin gia hạn thay vì công bố vội ở nơi kém uy tín.

Cảnh báo về nơi công bố

• Áp lực về sản phẩm đẩy nhiều người tới tạp chí kém uy tín — đây là rủi ro lớn.
• Công bố ở nơi kém uy tín có hại hơn không công bố và rất khó gỡ.
• Nhiều đơn vị không chấp nhận các nơi đó cho nghiệm thu — kiểm trước khi gửi.
• Xin gia hạn là lựa chọn tốt hơn nhiều.

Nghiệm thu

• Đọc lại điều kiện nghiệm thu từ đầu quá trình, không phải khi sắp hết hạn.
• Chuẩn bị hồ sơ sớm — báo cáo tổng kết, sản phẩm, chứng từ.
• Đối chiếu với những gì đã cam kết trong thuyết minh.
• Nếu có mục không đạt, nêu rõ và giải thích thay vì để hội đồng phát hiện.
• Chuẩn bị cho câu hỏi — về phương pháp, về kết quả, về chi tiêu.

Sau khi nghiệm thu

• Lưu trữ dữ liệu theo quy định của đơn vị và nhà tài trợ.
• Giữ toàn bộ hồ sơ — bạn có thể cần sau nhiều năm.
• Nếu còn kết quả chưa công bố, tiếp tục viết — nhiều đề tài dừng ở đây một cách lãng phí.
• Ghi lại kinh nghiệm — nó giúp cho thuyết minh lần sau.

Một điều đáng nhớ

Việc nên làm trong tuần đầu sau khi được duyệt: đọc kỹ hợp đồng và ghi mọi mốc vào lịch.

Nó mất một buổi. Và nó phòng được gần như toàn bộ các rắc rối mà chủ nhiệm đề tài thường gặp ở giai đoạn nghiệm thu.

Câu hỏi thường gặp